文秘、行政助理综合技能实战训练

【课程背景】

    对高级文秘来说，没有受到过系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省； 行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”……  

    诸如以上的问题，都是每个文秘人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

 

【课形收获】

  → 掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧

  → 善于处理工作中的难点，掌握待人接物的技巧，实现有效的时间管理

  → 实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接

  → 善于上传下达，掌握有效沟通的技巧

  → 学习掌握规范的商务写作技巧，提高公文写作水平

  → 学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法。

  → 掌握基本的商务活动礼仪，使您适应日常商务场合的礼仪要求

  → 掌握拜访客户的必备礼节，从细微之处体现您对他人的尊重

  → 了解接待客户的礼仪细节，让您的每一位客人宾至如归

 

【课程时间】二天

 

【课程对象】

企业中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等 

【课程大纲】

一、企业行政文秘职业特性与素质要求

◇ 文秘人员的职业价值和作用

◇ 企业文秘工作的基本特征      

◇ 文秘人员的职责与主要工作内容

◇ 文秘人员的自我角色定位      

◇ 文秘人员的胜任素质

◇ 文秘的职业发展前景与实现路径

二、公文写作与处理实务

◇ 公文分类                            

◇ 公文的结构       

◇ 秘书文字支持应达到的要求           

◇ 公文写作基本要领    

◇ 13种常用公文模版                   

◇ 常用公函

◇ 请示与报告、批复的写作与范例       

◇ SMART原则与SWOT方法   

◇ 计划撰写注意事项

三、会务组织与管理

◇ 会务分类－组织思路     

◇ 组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理

◇ 组织方法

◇ 例会的组织     

◇ 大型会议、展会的组织               

◇ 如何担任会议主持人     

◇ 如何当好会议秘书？

◇ 如何避免陷于会议忙碌之中？

四、文件资料管理与运用

◇ 文档分类标准

◇ 档案管理的原则       

◇ 文档的索引

◇ 电子文档的保管     

◇ 名片系统管理 

◇ 印章的管理

五、信息档案管理

◇ 信息管理基本流程

◇ 信息的收集整理      

◇ 信息的传递                         

◇ 信息的储存与保密   

◇ 保密意识与保密规则                 

◇ 秘书的基本职业道德

六、人际沟通与工作协调技巧

◇ 沟通对于秘书的意义

◇ 秘书常用沟通方式之比较 

◇ 秘书人员的沟通技巧                 

◇ 秘书让领导刮目相看、获得信任？  

◇ 如何与你的上司协调而不帮倒忙？     

◇ 秘书人员如何与各种上司相处？    

◇ 问题：我的上级调走了怎么办？

     →  案例：领导让我难为情，我该怎么办？

     →  案例：如何与同事或下级相处？

     →  案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办？

◇ 讨论：秘书应当如何发挥自身优势起好协调作用？

七、办公室5S及办公用品管理

◇ 整理、整顿、清扫、清洁、修养

◇ 文件处理流程化

◇ 办公用品申购、领用  

◇ 维护各类办公设备的正常使用

八、时间管理及工作统筹技巧

◇ 时间管理的误区

◇ 时间管理的原则

     →  目标管理与80/20法则  

     →  缓急轻重的优先管理 

     →  个人时间与领导工作时间计划与安排

◇ 秘书时间管理小窍门

◇ 宾客接待与电话处理  

◇ 自我情绪控制与压力管理

九、访客接待

◇ 接待客人流程 

◇ 接待重要客户的注意事项   

◇ 来访电话对策

     →  案例分析一、二、三

十、如何成为上司得力助手

◇ 秘书的核心竞争力  

◇ 知己知彼：分析上司的特点

◇ 如何对待不同类型的上司             

◇ 站在下级的位置上思考上级的事

◇ 与上级相处三大注意事项             

◇ 上司的行程安排

十一、商务礼仪与职业形象塑造

1、个人形象塑造及礼仪

◇ 着装的TPO原则                      

◇ 女士着装的要点    

◇ 男士着装的规范                   

◇ 仪容礼仪规范         

◇ 化妆的礼仪                        

◇ 站、坐、行的礼仪规范

◇ 恰当的肢体语言

2、 基本社交礼仪

◇ 见面介绍的礼仪

◇ 问候的礼仪        

◇ 名片的使用                        

◇ 日常商务活动中的礼仪规范  

◇ 与工作有关的文体活动中的礼仪规范

3、 商务宴请礼仪

◇ 中餐礼仪                         

◇ 西餐礼仪   

◇ 自助餐礼仪                        

◇ 餐饮礼仪禁忌 

4、 电话礼仪

◇ 接听电话的基本原则                 

◇ 接听电话的几项注意 

◇ 拨打电话的几大要点

讲师介绍：

韦老师曾任上海LYMA（英国）人力资源总监，深圳海王药业集团（上市公司）大区总经理，上海WATA （日资）总经理、恒源祥、苏州三药厂、苏州房屋置换中心、苏州委易印刷、太仓仓环、太仓恒鑫、太仓德威、上海天使股份、徐州维维集团、江苏新事达、苏鑫集团、深圳礼安电子、苏州松下电子、台湾冠鑫电子、苏州大学文正学院、重庆金夫人、香港屏洋服饰、香港托尼-艾加电子、杭州远大等企业顾问。学历：MBA（留学新加坡）人力资源方向，擅长的项目有企业行政效能系统、人力资源系统、市场营销系统、CIS系统市场导入。策划的项目有56项，其中成功策划海王张铁林华东招商会、苏州沈阳两市市政府联谊会。培训的学员有两万余人。