办公自动化可以提高办公效率，改进办公效果，增加办公可靠性，灵活处理办公业务。秘书人员在工作过程中如能充分利用办公自动化技术和设备辅助工作，就可以有效实现.上述各种功能，从而达到理想效果。

1.办公自动化技术主要体现在对信息的接收、储存、管理、处理、发送与传递等环节。

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2.0A系统可以代替人工做大量的重复性工作而“从不疲劳”;它的大容量、高密度的信息储存设备，可以安全保存海量信息，并在短时间内获得查询或打印结果;网络间信息的传递速度也非常快。
3.此外它的信息决策支持功能还可为领导的决策性工作提供依据。
       

     Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一- 些文字集中的工作;
Excel主要用 来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作;
PowerPoint主 要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等;
办公自动化系统从功能上可以化分为三个层次，或者三个子系统。他们是事务处理、信息管理和决策支持子系统。
在上述三个层次中，事务处理是最基础的层次，信息管理是第二层次，而决策支持则处于最高层次。它们之间相互依存和相互联系。
决策支持依赖于信息管理层提供的信息，信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程序的调用来实现。目前，国内事务处理级的办公自动化系统最为普遍，并且仍处在逐步发展和完善的阶段。