如何做会议总结

如何做会议总结

【课程背景】

会议总结是会议领导者对会议情况的归纳性陈述【武汉口才培训,www.knjchina.net】，是领导者对会议的画龙点睛之笔，关系到会议能否开得圆满成功，关系到会议质量的高低。会议总结看似简单，但领导者要做好它，也并非易事。 
　　领导者做会议总结发言，应尊重事实，一分为二，既充分肯定成绩，又指出不足之处，尤其要对今后努力方向和奋斗目标予以强调。 
　　（1）会议总结的方式。 
　　领导者有效地进行会议总结，可以采用如下方式： 
　　一是穿珠式。与会人员的发言中，不乏闪光之处，但由于各人掌握的情况或认识水平的局限性，这些思想火花只是些“零珠碎玉”。会议领导者应站在更高的层次上，用发展联系的观点，把这些“零珠碎玉”穿起来，形成有价值的会议总结。 
　　二是归纳式。与会人员列举了许多互有联系的事实，但对这些事实仅处于感性认识阶段，会议领导者应运用归纳求证法，从中找出有规律性的东西。 
　　三是升华式。与会人员都表述了自己的见解，但表述得都不够完善和深刻，这就需要会议领导者对众人的思想加以升华，将与会人员心中所有、口中所无的内容表达出来，使众人的认识水平上升到更高的层次。 
　　四是评论式。这种方式一般用于策略性研究会议上。在与会人员充分地献计献策后，会议领导者要对这些意见作出评论，同时表明自己的态度。当然领导者在评论方案时要有分析，表态应注意方式，不要伤害与会人员的自尊心。 
　　五是拍板式。当领导者做决策的各项客观因素，大家的态度已经明了时，领导者就应及时拍板定案，不可犹豫不决，丧失良机，不然就会给工作带来更大的损失。 
　　（2）常见的会议总结方法。 
　　会议领导者作总结，应根据不同的会议种类，有所侧重，有所区别。 
　　一是解决问题会议总结法。每一个问题讨论完毕，会议领导者都要做一次归纳，形成一个一致的意见；全部问题讨论完毕，会议领导者再做简要的会议总结，归纳一下会议的成绩与不足，强调一下有关问题。如果需要将会议决议内容形式一个文件或会议纪要，则当场交由承办人落实。如果需要举行下次会议，则同大家商定下次会议的开法与时间。 
　　这类会议总结中，除了对会议的整体情况进行回顾和概述外，如果会议中有些问题还没有得到解决，有待进一步研究时，在会议总结中也可以一并向与会人员交代清楚。 
　　二是决策性研究会议总结法。这类会议在较后作总结时，应做到以下三点：一是充分肯定会议取得的成效是大家共同努力的结果，这样有利于增强会议的积极气氛，也有利于今后这类会议开得更好。二是一定要把所有有价值的意见尽可能不遗漏地综合起来，给予肯定，即使完全未被采纳的意见，也应肯定它的价值，或表示在其他场合可供参考。三是一般不要“封口”，永远不要把某些意见说得十全十美，给予全面肯定，而对另外一些意见给予全面否定，因为这样做是不明智的。同时，领导者应明确表示，希望大家散会后还要继续思考、积极探索，欢迎并随时准备倾听大家新意见，等等。 
　　总结这类会议较忌讳的是，与会者发表了十条意见，会议领导者在较后作总结时，却发表了一通早已想好的，与众多意见相悖的意见。这样，大家就会视其为自视高明，刚愎自用，久而久之，便会降低大家参加这类会议的兴趣，积极探索的空气就会窒息。 
　　三是全体员工会议总结法。全体员工会议总结的主要内容有：①简要说明会议是在什么情况下闭幕的；②回顾会议过程，概括会议内容，总结大会成果，在肯定成绩的同时，指出不足与努力的方向；③向与会人员提出贯彻执行会议决议要求，表示祝愿或给予鼓励；④郑重宣布会议闭幕。 
　　这种会议的闭幕词与一般会议总结是有区别的；前者对会议情况的总结是高度的概括，后者则比较深入具体；前者的文字比较严谨庄重，后者则较轻松随便。 
　　（3）会议总结的表达。 
　　会议总结的表达方式有如下三种： 
　　一是口头表达。即由会议领导者对会议作个简要的口头总结，不留文字性的东西或事先不写总结性讲话稿。这种方式适用于时间短、议程短、议题少的会议。 
　　二是书面表达。即由有关领导或文秘人员撰写文字性总结材料，形成诸如闭幕词、会议总结讲话、会议纪要之类的会议专用文书（文件）。 
　　三是综合表达。这种方式分为以下两种：①先口头表达后成文，即先由会议主持人作口头会议总结，会议结束后再整理成文件（书）；②先成文后口头表达，即先把会议总结形成文字材料或形成会议专用文书（如闭幕词、会议总结讲话等），然后由会议领导人拿到大会上去宣读。 
　　会议总结讲话是在会议即将结束的时候，会议领导人结合会议进行情况，对与会人员提出进一步要求的总结性讲话

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