专业秘助理和行政人员、前台主管职业化训练

专业秘助理和行政人员、前台主管职业化训练

 

来源：中国内训网

 

 【培训对象】

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等

 

 【课程收益】

→ 明确各级行政管理人员的职业发展方向；

→ 岗位认知，职责明确；

→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识；

→ 学会奠定非领导的“领导“地位；

→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平；

→ 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；

→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用；

→ 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；

→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；

→ 了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵；

→ 掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。

 

 【课程纲要】

第几部分 职业素养篇

 

一、行政人员（秘书/助理/前台人员）的职业特性与素质要求

1、准确自我定位

◇ 初级：事务性文员

◇ 中级：事务性文员＋协助管理

◇ 高级：独立管理＋事务处理

——视频：为什么不提拔我？

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

 

2、人员的胜任素质

◇ 如何提升秘书/助理/前台人员的素质

◇ 与一般的差异——修炼良好心态

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

第几种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

 

二、职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

◇ 分析自我，确立人生的方向

◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇ 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

 

3、职业生涯规划的简单步骤

◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇ 运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是较适合我？

→What I can choose？我能够选择什么？

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

 

三、秘书/助理/前台人员职场礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

 

2、基本职场礼仪

◇ 办公室礼仪

◇ 前台接待礼仪——形体仪态的训练

※ 站姿—体态美的起点

※ 坐姿—高雅仪态的展示

※ 走姿—动态美的展示

※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容

◇ 接待礼仪

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

 

四、办公场所5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

 

第二部分 工作技能篇

 

一、时间管理及工作统筹技巧

◇ 时间管理的误区

◇ 时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。

每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，

但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

◇ 成功组织会议的技巧

◇ 组织阶段的工作：

——会前准备

——会中协助

——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

——案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇ 收集信息工作的三个诀窍

◇ 信息的查实及传递

◇ 信息的储存与保密

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范

◇ 文档查阅及分装的工作规范

◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇ 通用公文：

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

◇ 事务公文：

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

◇ 礼仪文书：

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

 

部三分 统筹管理篇

 

一、 秘书/助理/前台人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话

◇ 怎样反问：了解对方的需求

◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

◇ 表明立场：拒绝的艺术

◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案

——案例：如果是你该怎么说？

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇ 信息发送、接收、反馈

◇ 有效发送的技巧

——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

◇ 与上级沟通的原则

◇ 与各种性格的领导打交道技巧

◇ 跨部门的沟通技巧

◇ 与客户沟通

——游戏：究竟是谁的错？

二、行政管理人员办公室事务管理

◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

◇ 员工安全和保密工作

◇ 公共关系管理

全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

三、事物性项目性工作的组织管理

◇ 事务工作有哪些

◇ 学会列事务清单

◇ 用项目计划管理工作

——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

 

五、课程分享：我学到了什么？

 

培训时间：

3月12-13日 北 京 3月26-27日 上 海 4月16-17日 深 圳

4月23-24日 北 京 5月14-15日 上 海 5月28-29日 深 圳

6月18-19日 北 京 6月25-26日 上 海 7月09-10日 深 圳

 

培训费用：

RMB 2600元/两天（含两天中餐、指定教材、茶点）

 

培训方式：

案例分享、实务分析、互动讨论、视频演示、培训游戏等

 

 【培训讲师】

敦平

 

 【培训师介绍】

秘书协会首席顾问及较受学员喜爱的高级培训师

富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师

 

经历与风格

8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上较吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

敦平老师是一位深圳民企的高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。

 

主打课程：

《企业行政管理系列课程》 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》

《人力资源管理实务系列课程…》《商务公文协作》

《如何有效带领你的部属》 《企业内训师培训及培训体系建立》

《九型人格与管理》 《员工心态与团队建设》

 

部分培训过的企业

地产业：勤诚达国际控股集团（房地产）；深圳泰富华地产；长城物业；佛山万科物业；东莞汇景地产贵

阳家喻地产；广东大航地产；汕头宜华地产；成都乐安居地产、物业；福建云鼎地产；重庆华都地产……

制造业：富士康集团（深圳、北京、天津）；联益达科技有限公司；方正微电子有限公司；台资德爱电子；比克电池；深圳格瑞普电池；中诺电话；中宇元一数码科技有限公司；深圳天基电气；深圳国立智能电力科技有限公司；扬州亚普汽车；扬州宝宏集团……

其它：深圳公安系统；深圳燃气集团；深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信；上海通用大兴汽车集团；广州汇丰鹏汽车4S店；中国企业大学（深圳市职业经理）；贵州家喻装饰、成都农业银行；深圳职业训练学院；广西北海旅游从业人员培训（酒店宾馆、旅行社）……

 

 

 【课时】

12

 

 【开课地点】

待定，待定

 

 【费用】

1300

 

 

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